Welche Unterlagen müssen Sie aufbewahren?

Unternehmen müssen alle Dokumente sichern, die für die Besteuerung und die Geschäftsabwicklung von Belang sind, damit bei Bedarf darauf zurückgegriffen werden kann. Tun Sie das nicht, machen Sie sich strafbar. Gesetzlich sind Aufbewahrungspflichten nämlich in § 147 der Abgabenordnung (AO), § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sowie § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) geregelt.

Beim Verstoß gegen die Regelungen droht ein hohes Bußgeld. Gerade bei einem Online Shop, gibt es deshalb ein paar Besonderheiten, auf die Sie in jedem Fall achten sollten:

Buchungsbelege

Ein Buchungsbeleg dokumentiert eine Geschäftsabwicklung. Im Falle eines Online Shops kauft und zahlt ein Kunde oder eine Kundin ein Produkt und eine Rechnung wird ausgestellt. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet eine Kopie dieser Rechnung aufzubewahren, unabhängig davon, ob diese elektronisch oder auf Papier übermittelt wurde.

Handels- und Geschäftsbriefe

Dazu kommen sogenannte Handels- und Geschäftsbriefe. Hier zählt jede Korrespondenz, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung und Rückabwicklung eines Geschäfts innerhalb Ihres Online Shops dient. Sie sind verpflichtet Kopien der empfangenen sowie der abgesandten Briefe aufzubewahren.

Dazu zählen unter anderem:

  • Eingangsbestätigungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Frachtbriefe
  • Versandanzeigen
  • Mahnungen
  • Reklamationsschreiben
  • eingehende Widerrufserklärungen

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Im Rahmen eines Online Shops sind zwei Aufbewahrungsfristen von Bedeutung:

  • Buchungsbelege müssen 10 Jahre als Kopie aufbewahrt werden.
  • Handels- und Geschäftsbriefe sind 6 Jahre aufzubewahren.

Es gibt jedoch Handels- oder Geschäftsbriefe, die gleichzeitig einen Buchungsbeleg darstellen. Sie sind beispielsweise mit einem Kunden in Korrespondenz, der noch nicht den vollen Rechnungsbetrag für seine Bestellung geleistet hat. In diesem Fall müssen Sie die Briefe ebenfalls für zehn Jahre aufbewahren. Eine Aufbewahrung im Original auf Papier ist jedoch nicht nötig, eine gescannte Kopie reicht aus.

Hinweis: Allerdings müssen die Unterlagen während der gesamten Zeit lesbar bleiben. Es empfiehlt sich also auf eine digitale Sicherung umzustellen, damit die Schrift nicht verblasst oder Unterlagen verloren gehen.

Das muss nicht aufbewahrt werden

Wichtig sind für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht also nur Unterlagen, die direkt mit einer Geschäftsabwicklung zu tun haben. Nicht jede Bestellung in Ihrem Online Shop führt auch zum Abschluss eines Kaufs. Wenn eine Kundin beispielsweise ihre Bestellung widerruft, müssen sie keine der entstandenen Unterlagen aufbewahren.

Auch Newsletter und andere Werbenachrichten an Ihre Kunden und Kundinnen sind nicht von der Aufbewahrungspflicht betroffen. Nutzerinnen und Nutzer können sich auf Ihrem Online Shop ein Kundenkonto anlegen? Auch diese E-Mail Bestätigung muss nicht aufbewahrt werden.

Was passiert nach der Aufbewahrungsfrist?

Ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen, können die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen vernichtet werden. Stellen Sie im Rahmen der DSGVO sicher, dass darauf nicht mehr zurückgegriffen werden kann. Sollte es nach Ablauf der Frist zu Rechtsstreitigkeiten über bestimmte Fälle kommen, kann es keine Beweislastumkehr geben.

Gerade bei einem Online Shop müssen Sie sichergehen, dass Sie sich rechtlich auf der sicheren Seite bewegen. Die Experten von web4business beraten Sie gerne zu Ihren Möglichkeiten. Bei der Webseitenerstellung ist die Option auf einen eigenen Online Shop bereits inklusive.