Darum sind E-Mail-Vorlagen so praktisch

Wer kennt es nicht? Morgens dauert es gut und gerne mal einige Stunden bis das eigene E-Mail-Postfach durchgearbeitet ist. Während einige E-Mails deutlich höhere Priorität haben, kommt es ebenfalls vor, dass Nachrichten mit den immer gleichen Fragen verschickt werden. Die Beantwortung gerade dieser kleinen Mails kann viel Zeit in Anspruch nehmen und wirkt sich oft negativ auf die Motivation aus.

Mit der Nutzung von E-Mail-Vorlagen können Sie diesen Prozess deutlich beschleunigen. Sie erhalten beispielsweise oft Kundenfragen zu Angeboten, die nicht mehr aktuell sind? Oder Ihr Aufgabenbereich hat sich geändert und Sie sind für bestimmte Anfragen gar nicht mehr zuständig? Sie können im Voraus eine Nachrichtenvorlage erstellen, welche Sie bei Beantwortung der Mail unkompliziert einfügen und entsprechend bearbeiten können.

Vorteile von E-Mail Vorlagen sind:

  • Zeitersparnis – Die Beantwortung der E-Mails geht auf einmal viel schneller.
  • Produktivitätsgewinn – Sie haben mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.
  • Erfolgsgefühl – Es entsteht trotzdem das gute Gefühl bereits etwas geschafft zu haben.

Vorlagen in Gmail aktivieren

Wie lassen sich in Gmail Vorlagen erstellen? Der Google Dienst hat dafür eine einfache Funktion im Menü parat. Folgen Sie diesen 5 Schritten:

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Rad für “Einstellungen”
  2. Dann auf den Button “Alle Einstellungen aufrufen”
  3. Oben befindet sich nun der “Erweitert” Tab
  4. Unter “Vorlagen” können Sie die Funktion aktivieren
  5. Zuletzt noch die “Änderungen speichern”

So verwenden Sie E-Mail-Vorlagen für mehr Produktivität

Ist die Vorlagenfunktion bei Gmail einmal aktiviert, können Sie diese ab sofort im Alltag nutzen. Zum Erstellen einer Vorlage mit dem Google Dienst müssen Sie lediglich eine neue E-Mail beginnen und können dann unten rechts über das Drei-Punkt-Menü daraus eine Vorlage erstellen.

Gmail Vorlage erstellen
Unten rechts befindet sich das Menü für die Vorlagen.
Source: Screenshot Gmail / w4b

Diese müssen Sie benennen, um sie in der Vorlagensammlung zu speichern. Über das Drei-Punkt-Menü innerhalb der E-Mail haben Sie dann auch Zugang zu allen Vorlagen, sobald Sie sie einsetzen wollen.

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