Interne Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil einer funktionierenden Unternehmenskultur und sollte als Erfolgsfaktor verstanden werden. Nur wenn es im Inneren läuft, kann es auch außen laufen. Transparenz und ein regelmäßiger Austausch über alle Maßnahmen und Geschehnisse ist hierbei das A & O, um Mitarbeiter zu motivieren und die Funktionalität von Arbeitsprozessen sicherzustellen. Um sich über kurze Kommunikationswege und in Echtzeit strukturieren und austauschen zu können, ist die Nutzung professioneller Nachrichtendienste unabdingbar.

Instant Messaging – was ist das genau?

Instant Messaging ist der englische Begriff für eine sofortige Nachrichtenübermittlung über das Internet. Es ist also eine Kontakt- bzw. Kommunikationsmethode, bei der zwei oder mehrere Personen gleichzeitig und in Echtzeit miteinander kommunizieren können. Dies kann per Text-, Sprach- oder Videokommunikation geschehen. Auch Daten können über entsprechende Plattformen ausgetauscht werden. Zudem wird bei den meisten Internetdiensten der Aktivitätsstatus der Mitglieder (online, beschäftigt oder abwesend) angezeigt. Im Vergleich zum herkömmlichen E-Mail-Verkehr ist Instant Messaging deutlich schneller und einfacher.

Sie kennen mit Sicherheit bereits Instant Messenger Dienste wie WhatsApp und Skype, um deren Nutzung heutzutage kaum noch jemand herumkommt. Diese zwei Beispiele eignen sich jedoch eher für eine private Nutzung. Möchten Sie Instant Messaging in Ihrem Unternehmen zur Mitarbeiter- und auch Kundenkommunikation nutzen, haben wir für Sie unsere Top 3 Dienste herausgesucht.

Microsoft Teams – Der Chatraum in Office 365

In Microsoft Teams gibt es einen so genannten „T-Bot“, der Nutzern als Assistent beratend zur Seite steht. Gerade für das Kennenlernen des Dienstes bietet sich eine Kommunikation mit dem Bot an, da man ihm über einen Chat Fragen zur Bedienung stellen kann. Das Menü dieses Tools gliedert sich in Aktivität, Chat, Teams, Termine und Dateien.

Generell können bei Microsoft Teams Nachrichten in Gruppenchats oder auch in privaten Chats ausgetauscht werden. Auch externe Personen, die nicht auf der Plattform angemeldet sind, lassen sich als Gäste zu den Chats hinzufügen. Durch das Anlegen von „Teams“ im gleichnamigen Menüpunkt, können die tatsächlichen Teams einer Firma einen eigenen Gruppenchat mit bis zu 50 Teilnehmern führen. Zudem funktioniert das Teilen von Daten sehr einfach.

Nachdem zum Start von Teams noch ein Microsoft-Account oder das kostenpflichtige Office 365-Paket nötig waren, gibt es mittlerweile auch eine Gratis-Version des Tools. Bei dieser ist beispielsweise der Speicherplatz eingeschränkter, als bei der kostenpflichtigen Version. Die Chatfunktion lässt sich gleichermaßen nutzen.

Slack – Der starke Konkurrent von Microsoft Teams

In Slack lassen sich sogenannte „Workspaces“ anlegen, die einzelne Projekte darstellen. Auch hier lassen sich innerhalb der Projekte sowohl Gruppen- als auch Einzelchats starten und es steht einem ein Chat-Bot (“Slackbot”) als Helfer zur Seite.

Das Besondere an Slack ist, dass sich mehr als 1.500 Anwendungen, wie beispielsweise SalesForce, Github, Trello oder Zoom, damit verknüpfen lassen. So können alle Inhalte eines Projekts in einer Anwendung zusammengefasst und direkt ausgetauscht werden.

Die Basisversion von Slack ist kostenlos. Möchte man zum Beispiel den Speicherplatz erweitern oder Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern führen, kann ein kostenpflichtiges Upgrade vorgenommen werden.

Asana – Projektmanagement leicht gemacht

Grundsätzlich funktioniert auch dieses Tool durch eine Strukturierung der Mitarbeiter in Teams. Diese können dann in einem oder mehreren Projekten zusammenarbeiten. Pro Projekt können in Asana übersichtlich Aufgaben definiert, Zuständigkeiten bestimmt und Deadlines festgelegt werden. Zudem generiert das Tool automatisch individuelle To-do-Listen der einzelnen Projektteilnehmer, Zeitlinien und Projektkalender.

Die Nutzung von Asana ist für bis zu 15 Personen kostenfrei, weshalb es sich sehr gut für Kleinbetriebe eignet. Möchten Unternehmen mit einer stark agilen Projektplanung (z. B. Scrum oder Kanban-Methode) arbeiten, empfiehlt sich ein Upgrade, mit dem zusätzliche Funktionen hierfür freigeschaltet werden.

Aufgrund der sich sehr ähnelnden Möglichkeiten eignen sich alle drei Tools sehr gut für die digitale Kommunikation in der Arbeitswelt. Hier müssen Sie individuell entscheiden, welche Variante für Ihr Unternehmen am meisten Sinn macht. Arbeiten Sie beispielsweise bereits mit Office 365, liegt es nahe, den Teams-Chat zu nutzen. Ist dies nicht der Fall und Ihre Firma besteht aus weniger als 15 Mitarbeitern, ist Asana eine gute Alternative. Slack eignet sich aus unserer Sicht in jedem Fall.

Diese Tools zur Mitarbeiterkommunikation sind nur ein Puzzleteil, um Ihr Geschäft digital weiterführen zu können. Weitere gerade in dieser Zeit essentiellen Funktionen stellen wir Ihnen in unserem Beitrag So bewahren Sie Ihr Geschäft digital vor dem Stillstand vor. Voraussetzung dafür ist natürlich eine Unternehmenswebseite und das richtige Knowhow. Darum müssen Sie sich jedoch keine Gedanken machen. Denn web4business übernimmt das alles jetzt für Sie.